امروزه زندگی خیلی از ما به این شکل است که کارهای زیادی برای انجام دادن داریم، ولی وقت کافی برای انجام آن‌ها را نداریم! اینطور نیست؟ در این شرایط، یکی از بهترین و مهم‌ترین کارهایی که می‌توانیم انجام دهیم این است که یاد بگیریم چطور کارآمدتر باشیم و استفاده از زمان را به بهترین نحو انجام دهیم. روش‌های مختلفی برای افرایش کارآمدی و بهینه کردن استفاده از زمان وجود دارد. در این مقاله ۱۱ راهکار برای افزایش بهره‌وری و کارایی شما را معرفی و بررسی خواهیم کرد.
۱. قبل از شروع کار، اولویت‌های خود را مشخص کنید
هر روز صبح، پیش از شروع کار، اولویت های خود را برای آن روز مشخص کنید. توصیه می‌کنیم تنها روی سه تا پنج کاری تمرکز کنید که بیشترین اهمیت و اولویت را برای شما دارند. به عبارت دیگر، سعی کنید فهرستی به عنوان «امروز بیشتر می‌خواهم چه کاری انجام دهم» را دقیقاً برای خودتان تهیه کنید. این کار شاید کمی عجیب به نظر برسد، ولی به شما کمک می‌کند تا استفاده از زمان را به شکل بهتری انجام داده و تنها برای مهم‌ترین کارها از وقت خودتان استفاده کنید.
- چطور با مرتب کردن فضای کار بهره‌وری را افزایش دهیم؟
۲. از کارهای بی‌اهمیت دست بکشید
تا به این این احساس را تجربه کرده‌اید که برخی از کارهای لیستتان را خط بزنید؟ این کار همیشه حس خوبی به ما می‌دهد، چراکه فشار کار کمتری روی خودمان احساس خواهیم کرد. این احساس را هر صبح می‌توانید تجربه کنید! هر روز، زمانی که لیست کارهای روزانه خودتان را یادداشت می‌کنید، کارهای بی‌اهمیت و یا آنهایی که در حال حاضر اهمیت کمتری داشته و ضروری را از لیست خط بزنید. بعضی از کارها واقعاً فوریت ندارند و می‌توان آن‌ها را به زمان دیگری موکول کرد. هرچه تعدد کارها و وظایف شما برای یک روز کمتر باشد، تمرکز بیشتری برای انجام هرکدام از آن‌ها پیدا می‌کنید و کارایی بیشتری نیز خواهید داشت. بنابراین، ارزیابی کنید کدام کارها اهمیت بیشتری برای شما دارند و اینکه کدام یک از این کارها مستلزم صرف زمان بیشتری هستند. سپس در میان آن‌ها، بهترین‌ها گزینه‌ها را به منظور استفاده از زمان انتخاب کنید.
۳. کارهایتان را زمان‌بندی کنید
برای زمان‌بندی کارها می‌توانید از تقویم خودتان به عنوان یک ابزار خیلی کاربردی استفاده کنید. لیستی از تمام کارهایتان را در این تقویم یادداشت کنید. بیشتر ما قرارهای کاری، جلسات و یا مهمانی‌های خودمان را برنامه‌ریزی می‌کنیم، پس چرا زمان کاری خود را برنامه ریزی نکنید؟
در مراحل قبل فهرستی از کارهای روزانه خودمان آماده کرده بودیم. حالا به برنامه روزانه خود نگاه کنید و تصمیم بگیرید که هرکدام از آن‌ها را در کجای روز قرار دهید. این کار هم برای طول روز و هم برای طول هفته می‌توانید انجام دهید. حتی وقتی چیز دیگری و تداخلی در برنامه‌ها پیش می‌آید، به راحتی می‌توانید آن بخش از کار را به خانه و بخش دیگری (ساعت دیگر و یا روز دیگری) منتقل کنید. هدف اصلی ما با استفاده از زمان‌بندی و استفاده از تقویم این است که به برنامه ریزی خود متعهد مانده و تا جای ممکن و بر اساس برنامه، کار تعیین شده را در زمان تعیین شده انجام دهیم.
- چگونه سبک زندگی هدف‌مند را در پیش بگیریم؟
۴. جلوی اتلاف وقت را بگیرید
باید اعتراف کنیم که همه‌ی ما عموماً بخشی از ساعات روز را با انجام کارهایی تلف می‌کنیم که اهمیت چندانی ندارند. بررسی مداوم اخبار، صحبت در گروه دوستان، چک کردن اینستاگرام، تماس تلفنی غیرضروری، انجام کارهای خانه، همگی می‌هواند جزو کارهایی باشد که استفاده از زمان و کارایی شما را تحت تاثیر قرار می‌دهند. به تعویق انداختن هرکدام از این کارها نه‌تنها ضرری به شما وارد نمی‌کند، بلکه باعث می‌شود با تمرکز بیشتری به برنامه‌ها و وظایفتان رسیدگی کرده و بهره‌وری بیشتری داشته باشید. قبل از شروع هرکدام از این کارها تنها کافی است از خودتان بپرسید «آیا این بهترین استفاده‌ای است که می‌توانم از زمان داشته باشم؟» پاسخ به این سوال جوابتان برای انتخاب و برنامه‌ریزی کارها را خواهد داد.
۵. محیطی ایجاد کنید که الهام‌بخش شما باشد
فرقی نمی‌کند که به دفتر کار بروید و یا اینکه از خانه کار کنید، به فضای کاری و اطراف خودتان نگاه کنید و از خودتان بپرسید آیا این فضا انرژی و تمرکز شما را افزایش می‌دهد؟ اگر نه، شاید وقت آن رسیده که تغییراتی در محیط ایجاد کنید. گاهی اوقات تغییرات کوچک و ساده‌ای مثل تنظیم و افزایش نور محیط می‌تواند تاثیر چشمگیری در عملکرد شما داشته باشد. راهکاری دیگری مثل خرید یک گیاه و یا تغییر دکوراسیون هم می‌تواند مفید باشد.
- بهره‌وری چیست و چرا اهمیت زیادی دارد؟
علاوه بر این، گاهی اوقات به تغییر محیط احتیاج داریم. شاید بهتر باشد برای مدتی اتاق کار خودتان را تغییر دهید یا اینکه بعضی از روزهای هفته در یک کافی‌شاپ و یا کتابخانه به کارتان بپردازید. تمام این کارها می‌تواند انرژی و انگیزه بیشتری در شما ایجاد کند و در نتیجه، استفاده از زمان شما با کیفیت‌تر و کارآمدتر باشد.
۶. زودتر بخوابید و زودتر از خواب بیدار شوید
خواب انرژی لازم برای تمرکز و انجام کارها را به شما می‌دهد. زمانی که خسته و بداخلاق هستید، طبعاً ممکن نیست بتوانید بیشترین کارایی را داشته باشید. بنابراین، سعی کنید همیشه شب‌ها بین ۷ تا ۹ ساعت خواب باکیفیت را در اولویت قرار دهید.
- ۴ علت اصلی برای اینکه نمی‌توانید روی کار تمرکز کنید
توصیه می‌کنیم به‌جای اینکه تا دیروقت بیدار باشید و به کارها برسید، زودتر بخوابید و صبح زودتر بیدار شوید. دلیلش واضح است. زمانی که زود از خواب بیدار می‌شوید، همچنان می‌توانید زمانی را برای انجام کارهای شخصی و یا کارهای منزل داشته باشید. به عبارت دیگر، قبل از آماده شدن و حرکت به سمت محل کار، می‌توانید وظایف و نقش پدر و یا مادری خود را در خانه ایفا کنید. از انجایی که نحوه شروع شدن روز بر کل طول روز و اخلاقیات شما در آن روز تاثیر می‌گذارد، بهتر است روز خود را با زمان کافی، صرف صبحانه کامل و مقداری ورزش صبح‌گاهی آغاز کنید. با این کار، در کل روز نیز انرژی کافی برای استفاده از زمان مفید خواهید داشت.
۷. خودتان را برای تمرکز آماده کنید
توجه شما یکی از ارزشمندترین منابع شماست! از آن محافظت کنید. مرزهایی را برای زمان و فضای کاری خودتان ایجاد کنید. برای انجام این کار ممکن است نیاز باشد کارهای خاصی را انجام دهید. این بسته به خودتان می‌تواند متفاوت باشد. شاید نیاز باشد تمام قرارهای کاری خودتان در یک روز را لغو کنید، شاید نیاز باشد درب اتاق را بسته و خانواده خودتان بخواهید مزاحم شما نشوند و حتی شاید هم لازم باشد گاهی اوقات کارتان را در یک محیط بسیار ساکت مثل کتابخانه انجام دهید. در همین راستا، زمانی که مشغول کار هستید، توصیه می‌کنیم اینترنت گوشی را قطع کرده و اعلان‌ها را نیز خاموش کنید. ایجاد این وقفه‌ها و وجود عوامل حواس‌پرتی تمرکز شما را بر هم ریخته و باعث اتلاف وقت زیادی خواهد شد.
- ۶ عادت تاثیرگذار برای تقویت مهارت تفکر خلاقانه
۸. در هر زمان فقط یک کار انجام دهید
انجام چند کار به صورت همزمان شاید باعث شود که احساس کنید پیشرفت خوبی دارید و کارهای زیادی را انجام می‌دهید. اما واقعیت این است که انجام چند کار، بهره‌وری را کاهش داده و استفاده از زمان شما را تضعیف می‌کند. از سوی دیگر، این کار می‌تواند احساس ترس و عدم تعادل را در شما ایجاد کند. بنابراین، مشغول هرکاری که هستید، به همان ادامه دهید. قبل از شروع کار بعدی، یک کار را به صورت کامل (در صورت امکان) انجام داده و آن را به پایان برسانید. البته گاهی اوقات کارها خیلی طولانی هستند و این رویکرد امکان پذیر نیست. در چنین شرایطی، باید حجم مشخصی از کار را برای خودتان مشخص کنید و بعد از انجام آن حجم و برنامه‌ی مشخص، کار بعدی را شروع کنید.
۹. تحمل داشته باشید!
گاهی اوقات ما مجبوریم کارهایی را علیرغم میل باطنی خود و با اکراه انجام دهیم. این یک واقعیت در تمام زندگی است. اجتناب و مقاومت در برابر انجام کاری ناخوشایند، تنها اوضاع را بدتر می‌کند.
همانطور که یک شعار معروف توسط Nike مطرح شده است که «فقط انجامش بده – Just Do It». خودتان را مجبور کنید بخشی از ساعات کاری خودتان را به انجام همین کاری که از آن خوشتان نمی‌آید اختصاص دهید. مسئله این است که اگرچه علاقه‌ای به انجام این کار ندارید، ولی جزو وظایف شما است و باید به اتمام برسد. برای آسان‌تر شدن انجام کار، به شما توصیه می‌کنیم که این وظیفه و یا کار را به واحدهای کوچک‌تری تقسیم کرده و سپس آن را انجام دهید. کار بر روی پروژه به صورت بخش‌ها و واحدهای کوچک زمانی به شما کمک می‌کند تا بهتر روی آن موضوع تمرکز کرده و نهایتاً کل پروژه را به اتمام برسانید.
- ۱۰ دروغ متداول و معروفی که افراد موفق آن‌ها را باور نمی‌کنند
۱۰. استراحت کنید و زمانی را برای استراحت اختصاص دهید
گاهی اوقات لازم است برای کار کردن و یا به اتمام رساندن یک پروژه، خودتان را تحت فشار قرار دهید. ولی همیشه نمی‌توان به این شکل کار کرد، چراکه بحث استراحت کردن نیز بسیار مهم است. استراحت کردن از روش‌های مختلفی می‌تواند به افزایش کارایی و بهره‌وری ما کمک کند. برای استراحت کارهای مختلفی می‌توان انجام داد. محل کار را ترک کنید و کمی قدم بزنید. یک نوشیدنی برای خودتان درست کنید و یا اینکه با یک دوست تماس بگیرید. یادتان باشد، هدف به تعویق انداختن کار نیست. بلکه می‌خواهیم با انرژی و تمرکز بیشتری به ادامه‌ی کار بپردازیم.
یادتان باشید لیست کارها و برنامه‌های شما احتمالاً هیچ‌گاه به اتمام نرسد. همیشه کارهایی برای انجام وجود دارند. اگر هوشیار نباشید، درگیر این روزمرگی در زمینه کاری خواهید شد و به زودی متوجه آسیب‌هایی که به جسم و روحیه شما وارد شده است خواهید شد. استراحت و تفریح بخش جدانشدنی برنامه ریزی کاری است. کار کردن بدون استراحت به‌وزدی تبدیل به امری خسته‌کننده و بدون بازدهی می‌شود. بنابراین، اگر می‌خواهید بهره روی و کارایی بالاتری داشته باشید، به خودتان اجازه مکث، دست کشیدن از کار، تنفس و تفریح بدهید.
- شادی و رضایت چگونه باعث پولدار شدن می‌شود؟
۱۱. روی تعادل تمرکز کنید، نه بهره‌وری
اگر بخواهیم با هم صادق باشیم، باید بگوییم که ۱۰ مورد قبلی روی بهره‌وری تمرکز داشتند. ولی در پایان روز، چه چیزی می‌خواهیم؟ آیا تنها حجم کارهای انجام شده برای ما اهمیت دارد؟ سلامت و رفاه شخصی ما در کجای لیست قررا می‌گیرد؟
همانطور که می‌دانیم، پول و انرژی ما محدود است. بنابراین، ما همیشه مجبور به انتخاب هستیم. انتخاب‌های ما منعکس کننده اولویت‌ها و اهداف ما هستند. ما یا می‌توانیم کارهای مهم و اساسی‌تر به خوبی و آنچان که دلمان می‌خواهد انجام دهیم، یا اینکه سعی کنیم تمام کارها را با یکدیگر پیش برده و در نهایت هم شکست بخوریم!
خیلی از ما به روش‌های افزایش کارایی و بهره‌روی در محیط‌های کاری احتیاج نداریم. آنچه که خیلی ا ما واقعاً به دنبال آن هستیم، موضوع داشتن احساس تعادل است. این احساس تعادل زمانی ایجاد می‌شود که نسبت به خودمان و نحوه کار کردنمان اعتماد به نفس داشته باشیم.
منبع: Ramsey Solutions