بیشتر ما دنبال انواع روش و ترفند مدیریت زمان می‌گردیم تا در این دنیای شلوغ و زندگی‌های پردغدغه بتوانیم کارمان را به نحو احسن انجام دهیم و در عین حال به زندگی شخصی خود برسیم و تعادلی بین کار و زندگی شخصی ایجاد کنیم. اگر همیشه برای همه کاری وقت کم می‌آورید، مهم‌ترین مهارتی که باید یاد بگیرید، مدیریت زمان است. با این ۶ ترفند مدیریت زمان، می‌توانید انرژی بیشتری برای کار مفید داشته باشید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.
چرا باید ترفند مدیریت زمان را بلد باشیم؟
شیوه‌ی کار کردن ما خصوصا در سال‌های اخیر و بعد از کرونا، تغییر کرده است. بر اساس تحقیقی که اخیرا توسط Zippia منتشر شد، ۷۴ درصد از شرکت‌های آمریکایی در حال برنامه‌ریزی یا در حال اجرای مدل کاری هیبریدی هستند؛ یعنی ترکیبی از کار حضوری و دورکاری و شناور بودن زمان و انعطاف‌پذیری نحوه‌ی انجام کار. این روندی است که در بسیاری از نقاط دنیا شروع شده و باعث شده تا مردم، بیشتر از همیشه نیاز داشته باشند تا مهارت‌های مدیریت زمان را یاد بگیرند.
انعطاف‌پذیری و کار کردن از خانه، می‌تواند هیجان‌انگیز و جذاب باشد. اما مدیران کسب‌وکارها با چالش‌های ناخواسته‌ای در این زمینه مواجه شده‌اند؛ از جمله فرسودگی شغلی. قبل از پاندمی، فضاهای کاری جداگانه و رفت و آمد به محل کار، به بسیاری از نیروهای کار کمک می‌کرد که زندگی شغلی و کاری خود را از هم متمایز کنند.
متاسفانه بعد از دو سال دورکاری، بسیاری از مدیران کسب‌وکارها زمانی را که به رفت و آمد به محل کار اختصاص می‌دادند، با مسئولیت‌ها و وظایف اضافه پر کرده‌اند که باعث خستگی روحی بیشتر آن‌ها شده است.
بدون ساختارهای فیزیکی، زندگی شخصی و کاری در هم ادغام شده‌اند و ایجاد نظم و مرزهای سالم برای کار، به یک ضرورت برای همه تبدیل شده است. ایجاد این مرزها و پایبند ماندن به آن‌ها برای سلامت ذهنی و فیزیکی تمام افراد شاغل، ضروری است.
- ۷ نشانه‌ی بارز فرسودگی شغلی و روش مقابله با آن‌ها
۶ ترفند مدیریت زمان برای ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و کاری
یکی از رفتارهای اصلی برای کمک به ایجاد مرزهای سالم برای مدیران و نیروهای کار، توانایی کنترل زمان و تقویم است. در ادامه با ۶ ترفند مدیریت زمان آشنا می‌شوید که متمایز کردن زندگی شخصی و کاری را برای شما راحت تر می‌کند و باعث می‌شود که سلامت ذهنی و جسمی‌تان حفظ شود.
۱. مراقبت از تقویم = مراقبت از انرژی و توان
یکی از نکات مهمی که در این ترفند مدیریت زمان باید بدانید این است که به سطح انرژی و نیازهای خود در طول روز توجه کنید و برنامه‌ی زندگی خود را متناسب با آن تنظیم کنید. انرژی مورد نیاز ما برای کار کردن از چهار منبع تامین می‌شود؛ بدن، احساس، ذهن و روحیه.
در هر یک از آن‌ها، انرژی را می‌توان به‌طور سیستماتیک گسترش داد و به‌طور منظم با ایجاد عادت‌ها و رفتارهای خاص یعنی رفتارهایی که عمداً تمرین می‌شوند و دقیقاً برنامه‌ریزی شده‌اند، با هدف ناخودآگاه و خودکار ساختن آن‌ها در سریع ترین زمان ممکن، این انرژی تجدید می‌شود.
مردم باید هزینه‌ی رفتارهای کاهش‌دهنده‌ی انرژی را بشناسند و سپس مسئولیت تغییر آن‌ها را بدون توجه به شرایطی که با آن روبه‌رو هستند بر عهده بگیرند.
این در عمل چگونه به نظر می‌رسد؟ فرض کنید که برای بعدازظهر یک جلسه‌ی طولانی و تا حدودی سنگین دارید. این بدان معناست که صبح قبل از آن، متعهد می شوید که برای یک پیاده‌روی با طراوت در طبیعت بیرون بروید، ناهار سالم بخورید و آماده و با دقت در جلسه شرکت کنید.
عادات و آداب و رسومی که به شما انرژی می‌دهند را در نظر بگیرید. این عادت‌ها می‌تواند کارهایی مثل تمرین یوگا، پختن یک وعده‌ی غذایی با عزیزان‌تان یا حتی خواب خوب شبانه باشد. مطمئن شوید که این عادت‌های لازم برای شارژ مجدد را در زندگی خود ادغام کرده‌اید تا ذخایر انرژی خود را برای زمانی که بیشتر به آن‌ها نیاز دارید، همیشه پر نگه دارید.
- چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟ (۶ استراتژی موثر)
۲. شناخت ریتم بدن و تطبیق دادن تقویم کاری با نیازهای فیزیکی، احساسی و ذهنی
این ترفند مدیریت زمان همراه با نکته‌ی اول اجرا می‌شود و تقریبا شبیه به آن است. بخشی از حفظ سطح انرژی شما مستلزم شناخت عادات شخصی است. شما اهل صبح زود بیدار شدن هستید یا تا دیروقت بیدارید؟ معمولاً هر شب به چند ساعت خواب نیاز دارید تا احساس آرامش و آمادگی برای روز بعد داشته باشید؟ در چه ساعاتی از روز بیشترین بازدهی را دارید؟
پس از ایجاد یک جدول اطلاعات کلی در مورد عادت‌ها و نیازهای شخصی، می‌توانید تقویمی را بر اساس زمان اوج عملکرد خود ایجاد کنید. در ساعات اولیه‌ی صیح در پرانرژی‌ترین حالت خود نیستید؟ در نظر داشته باشید که از این زمان برای انجام کارهایی که از نظر ذهنی کمتر چالش دارند، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌های ساده استفاده کنید.
۳. اهمیت دادن به فهرست کارهایی که باید انجام شوند
همیشه باید فهرست کارهایی را که باید انجام دهید، در اولویت قرار دهید.
همه‌ی ما در هر مقطعی از زندگی باید با هزاران چالش مقابله کنیم، که می‌تواند منجر به خستگی و ناتوانی جدی ما شود. برای بررسی وظایف خود، از ماتریس آیزنهاور، یا ماتریس فوری-مهم استفاده کنید که یک ترفند مدیریت زمان برای دسته‌بندی کارها است. این روشی برای تقسیم فهرست وظایف به چهار دسته بر اساس فوریت و اهمیت است و یک استراتژی ضروری برای انجام کارها ارائه می‌دهد. روش کار این ماتریس را در ادامه بخوانید.
کارهای خود را در چهار دسته‌ی زیر دسته‌بندی کنید:
- فوری و مهم؛ این کارها را ابتدا انجام دهید و با تمرکز بر کارهای حیاتی که امروز باید انجام شوند، شروع کنید.
- غیرفوری و مهم؛ برای این کارها برنامه‌ریزی کنید. کارهایی را که مهم‌اند اما فوریت ندارند برای زمان دیگری برنامه‌ریزی کنید.
- فوری و غیرمهم؛ این کارها را به دیگران محول کنید. وظایف فوری اما کمتر مهم را به دیگران در تیم خود یا هر فرد مناسب دیگر محول کنید.
- غیرفوری و غیرمهم؛ این کارها را کلا انجام ندهید. آیا چیزی در فهرست کارهای شما وجود دارد که آنقدر مهم یا فوری نیست؟ آن را از فهرست حذف کنید.
استفاده از ماتریس آیزنهاور راه ساده‌ای است که به شما کمک می‌کند تا مهم ترین موارد را در فهرست کارهای هفتگی یا ماهانه خود تعیین کنید و آنچه را که می‌توان انجام نداد یا واگذار کرد، از فهرست خود حذف کنید.
۴. دسته‌بندی تقویم و در نظر گرفتن زمان برای وظایف خاص
در حالت کلی می‌توانیم تقویم یا زمان خود را به دسته‌های مختلف تقسیم کنیم. برای مثال، می‌توانیم وظایف خاص را اداری و کارهای دیگر را مدیریتی یا شخصی/خانوادگی بدانیم و به این ترتیب کارها و تقویم‌های خود را دسته‌بندی موضوعی کنیم. تقویم‌های دیجیتالی که امروزه در اختیار داریم، راه‌های ساده‌ای برای رنگ‌آمیزی یا برچسب‌گذاری وظایف و رویدادها ارائه می‌دهند و این یک راه ساده برای سرو سامان دادن بصری به کارها است.
تقویم شما باید بازتابی از فهرست کارهای شما باشد. هر وظیفه‌ی حیاتی و تحویل کاری نیازمند یک بلوک زمانی اختصاصی است تا خود را برای انجام آن توانمند و آماده کنید. آیا قرار است به‌زودی در یک جلسه‌ی مهم ارائه داشته باشید؟ زمان اختصاص داده شده را از الان برای آن در نظر بگیرید تا آمادگی لازم را کسب کنید.
قرار است یک گفت‌وگوی چالش‌برانگیز با کسی داشته باشید؟ آن را در تقویم گوگل همراه با ۱۵ دقیقه زمان آماده‌سازی و توضیحات، برنامه‌ریزی کنید. اگر در تلاش برای پیروی از برنامه‌ی ورزشی خود هستید یا شام خانوادگی خود را از دست می‌دهید، در تقویم خود، حتما زمان مشخصی برای آن در نظر بگیرید.
آیا می‌خواهید صبح شنبه قبل از شروع هرج و مرج روز، چند ساعت را با عزیزان‌تان بگذرانید؟ زمان مناسبی را در تقویم خود برای این کار مشخص کنید. پیروی نکردن از این اصل، هفته به هفته شما را ناامیدتر می‌کند زیرا روی اولویت‌های خود کار نمی‌کنید، بلکه توسط خواسته‌های بیرونی هدایت می‌شوید. خودتان باید کنترل زمان‌تان را در اختیار بگیرید.
مشاهده همه
۵. صرف نظر کردن از ایده‌ی تعادل کار و زندگی و توجه به اصل ادغام کار و زندگی
ما اغلب در مورد مفهوم تعادل کار و زندگی صحبت می‌کنیم، اما راه‌های بهتری برای مفهوم‌سازی تعادل بین کار و وظایف شخصی وجود دارد. به‌جای تمرکز بر تعادل کار و زندگی باید درک خود را از زمان مجددا بررسی و تبیین کنیم: ادغام کار/زندگی باید در اولویت قرار بگیرد.
استفان کوهلر، مدیر عامل و بنیانگذار آزمایشگاه آئودیرا، ادغام بین کار و زندگی را اینگونه توصیف می‌کند: «تعادل بین کار و زندگی، جدا نگه داشتن زندگی کاری و زندگی شخصی شما به‌صورت جداگانه اما برابر است؛ در حالی که ادغام کار و زندگی بر این باور متمرکز است که هیچ تمایزی بین این دو وجود ندارد و هر دو باید با هم هماهنگ باشند.»
اما این مفهوم چه معنایی دارد؟ ممکن است برای شما برنامه‌ریزی شده باشد که در یک کنفرانس آنلاین دو ساعته شرکت کنید که نیازی به توجه کامل تمام شما ندارد؛ می‌توانید حین برگزاری این کنفرانس در طبیعت قدم بزنید یا در حین گوش دادن، آشپزی کنید.
یا اگر از خانه کار می‌کنید، می‌توانید روز خود را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید. شاید دو ساعت اول روز را صرف آماده کردن فرزندانتان برای مدرسه کنید. سپس دو ساعت را صرف برگزاری جلسات مجازی و پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌کنید. بعد یک ساعت وقت بگذارید تا کمی ورزش کنید. در شب، ممکن است بخواهید ۳۰ دقیقه را صرف یادگیری زبان جدید کنید.
تمام اولویت‌های شما باید در تقویم، شخصی و حرفه‌ای شما منعکس شود. همه چیز در مورد ایجاد یک رابطه سالم بین کار و زندگی شخصی و ارزش‌گذاری برای هر دو جنبه است.
- چگونه در کار و زندگی شخصی اولویت‌بندی داشته باشیم؟
۶. برنامه‌ریزی برای روزهای خلاقانه و ترفند مدیریت زمان
در برنامه‌ی روزانه‌ی خود حتما باید زمان و فضایی را به روزهای خلاقانه و بدون جلسه و چالش‌های کاری در نظر بگیرید.
در حالی که ممکن است احساس کنیم مجبور به پر کردن برنامه‌های خود با وظایف متعدد هستیم، باید فضاهایی را در تقویم خود تعیین کنیم که در آن هیچ وظیفه و چالشی نداریم. مطالعات اخیر نشان داده‌اند که کمی وقت آزاد، فضایی برای هیچ‌کاری نکردن در روز، برای هر فرد، ضروری است. بی حوصلگی یک حالت تنظیمی است که فرد را در راستای پروژه‌های خود نگه می‌دارد. هم هشداری است مبنی بر اینکه ما کاری را که می‌خواهیم انجام نمی‌دهیم و هم یک «فشار» است که ما را تشویق می‌کند تا اهداف و پروژه‌ها را تغییر دهیم.
حداقل یک بار در ماه، یک روز آزاد را برای رهایی ذهن خود از همه‌ی کارهایتان تعیین کنید. به ذهن خود اجازه دهید تا در ایده‌ها، پروژه‌ها و راه‌حل‌های جدید سرگردان شود. به خودتان فضای خلاقیت بدهید. با این ترفند مدیریت زمان، فرصت پیدا می‌کنید تا برای خلاقیت و شکوفایی وقت بگذارید.
- ۶ کتاب کاربردی برای مدیریت زمان در زندگی
جمع‌بندی
مدیریت زمان در دنیایی که زندگی شخصی و کاری ما در هم آمیخته‌شده و بسیاری از افراد از خانه کار می‌کنند، از همیشه بیشتر اهمیت پیدا کرده است. با این ۶ ترفند مدیریت زمان می‌توانید تعادل را به زندگی خود برگردانید و کاری کنید که هم برای زندگی شخصی و هم برای کار، به اندازه‌ی کافی وقت داشته باشید.
منبع: Entrepreneur